Autenticação de Livros Obrigatórios
Registro de Livros Fiscais
Considerando o volume de consultas recebidas sobre o registro/autenticação de livros fiscais, oferecemos alguns esclarecimentos acompanhados de trechos do Decreto 3.000, de 26 de março de 1999, que rege a matéria e que, segundo informação do site da Presidência da República, ainda vige.
1 - Onde devem ser registrados os livros fiscais?
No caso de sociedades simples, associações e fundações, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas em que arquivados os respectivos atos constitutivos (§ 4º, do art. 258, abaixo transcrito).
2 - Que livros precisam ser registrados/autenticados?
a) Os livros ou fichas do Diário conforme determina o § 4º, do art 258, do Decreto 3.000/99:
"Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares referidos no § 1º, deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei nº 3.470, de 1958, art. 71, e Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º, § 2º)";
b) os livros de registro de inventário e livro de registro de entradas (compras), conforme dispõe o § 2º, do art. 260, do mesmo decreto:
"Os livros de que tratam os incisos I e II, ou as fichas que os substituírem, serão registrados e autenticados pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio, ou pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do registro de comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71).
3 - O que se deve observar?
a) Termo de abertura e encerramento (art. 258, § 4º), onde deverá ser feito o registro, além da chancela em todas as páginas;
b) sequência numérica dos livros - só se pode efetuar o registro de um com a apresentação do imediatamente anterior. Norma do art. 260, § 3º:
"Para os efeitos do parágrafo anterior, a autenticação do novo livro será feita mediante a exibição do livro ou registro anterior a ser encerrado, quando for o caso (Lei nº 154, de 1947, art. 3º, parágrafo único)".
4) Como proceder em caso de extravio de um dos livros?
A resposta está nos §§ 1º e 2º do art. 264, observando-se que, onde se lê Registro do Comércio, no caso de sociedades simples, associações e fundações, entenda-se também Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
"§ 1º Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10).
§ 2º A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observado o disposto no parágrafo anterior (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10, parágrafo único)".
Observa-se que o registro do livro seguinte ao extraviado deve ser acompanhado da cópia da publicação do extravio e de requerimento, assinado pelo representante legal da pessoa jurídica, explicando a ocorrência.
5 - E se o livro for de um Diretório Político, Comissão ou assemelhado?
Assim como os outros, a autenticação desses livros compete ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas em que registrado o Diretório, Comissão, etc., ou seja, o RCPJ do Distrito Federal. Mas, tratando-se de registro na cidade em que instalado esse organismo, o registro compete a Títulos e Documentos, conforme dispõe a Instrução Normativa da Receita Federal, RFB nº 748, de 28 de junho de 2007, em seu anexo IV, itens 1.129 e 1.1.30.
Fonte: Boletim RTD Brasil nº 219 - julho/2009
Competência registral
É competente para registrar os Livros contábeis e fiscais o órgão que efetivou o registro do Ato constitutivo, portanto, no caso de sociedades simples, associações, sindicatos, organizações religiosas e fundações, compete exclusivamente ao REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS, é oportuno ressaltar que nas Normas da Corregedoria Geral da Justiça há previsão para que os Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais efetuem a autenticação, conforme abaixo transcrevemos:
SEÇÃO VIII
DA AUTENTICAÇÃO DE LIVROS COMERCIAIS
132. A autenticação dos livros mercantis será feita pelas Unidades de Serviço de Registro Civil das Pessoas Naturais, observado o Decreto-Lei nº 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto Federal nº 64.567, de 22 de maio de 1969, até que haja absorção pela Junta Comercial ou outra autoridade pública.
Diante da atual Legislação conclui-se que o registro e autenticação dos livros obrigatórios a cargo das Juntas Comerciais poderão por delegação dessa competência ser efetuados pelos Registros Civis das Pessoas Naturais, somente das sociedades empresárias que possuem seus atos constitutivos registrados na Junta Comercial .
Portanto para determinação do local competente para autenticação dos livros, deve-se verificar em qual órgão a entidade tem seus atos constitutivos registrados, sendo os mesmos autenticados à margem desses atos arquivados.
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